Rangkuman Tulisan 1, 2 dan 3

Komunikasi dan Leadership

1.        Komunikasi

Definisi Komunikasi

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (bisa berupa pesan, ide, atau gagasan) dari satu pihak ke pihak lain. Komunikasi bisa dilakukan secara verbal (lisan) dan nonverbal (bisa dari gerak gerik badan atau sikap tertentu).

Dimensi Komunikasi

a.    Komunikasi sebagai proses

Komunikasi yang dimaksud adalah suatu kegiatan yang berlangsung secara dinamis. Mulai dari adanya sebuah informasi lalu ada sender yang memberikan informasi dan adapula receiver yang mendapatkan informasi nah, ketika informasi itu berjalan mulai dari adanya hal yang akan disampaikan hingga diterima receiver itulah disebut proses.

b.    Komunikasi sebagai simbolik

Simbol dapat dinyatakan dalam bahasa verbal maupun nonverbal. Simbol disini bisa dikatakan sebuah tanda hasil kreasi manusia yang dapat menunjukkan kualitas budaya manusia dalam berkomunikasi dengan sesamanya.

Faktor budaya dan psikologis mempengaruhi adanya simbol, sehingga meskipun pesan yang disampaikan sama tetapi bisa saja mempunyai arti yang berbeda apabila individu yang menerima atau receiver nya mempunyai kerangka berpikir berbeda begitu juga latar belakang budayanya.

c.    Komunikasi sebagai sistem

Dari segi bentuknya ada sistem terbuka dan tertutup yang mebedakan adalah sistem terbuka dimana prosesnya terbuka tergantung pengaruh lingkungan sekitarnya, dan sistem tertutup prosesnya tertutup dari pengaruh lingkungan luar.

d.   Komunikasi sebagai transaksional

Komunikasi tidak pernah terjadi tampa melibatkan orang lain, dalam proses yang demikian akan timbul action dan interaction diantara para pelaku komunikasi.

e.    Komunikasi sebagai aktivitas sosial

Hubungan antar sesama manusia, untuk memenuhi kebutuhan hidupnya atau untuk kepentingan aktualitas diri dalam membicarakan masalah-masalah politik, sosial, budaya, seni dan teknologi.

f.     Komunikasi sebagai multidimensional

Kalau komunikasi dilihat dari perspektif multidimensional ada 2 tingkatan yang dapat di identifikasikan yakni :

Dimensi isi (content dimension) : menunjuk pada kata, bahasa dan informasi yang dibawa pesan.

Dimensi hubungan (relationship dimension) : menunjukkan bagaimana proses komunikasi berinteraksi satu sama lain.

2.        Leadership

Definisi Leadership

Leadership atau kepemimpinan adalah ilmu terapan dari ilmu-ilmu sosial, sebab prinsip-prinsip dan rumusannya diharapkan dapat mendatangkan manfaat bagi kesejahteraan manusia. (Moejiono, 2002) 

Teori Kepemimpinan

a.    Teori X dan Y (Douglass McGregor)

menjelaskan bahwa suatu perilaku tertentu dapat membedakan pemimpin dan bukan pemimpin pada orang-orang.

-     Teori X 

Teori ini menyatakan bahwa pada dasarnya manusia adalah makhluk pemalas yang tidak suka bekerja serta senang menghindar dari pekerjaan dan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Pekerja memiliki ambisi yang kecil untuk mencapai tujuan perusahaan namun menginginkan balas jasa serta jaminan hidup yang tinggi. Dalam bekerja para pekerja harus terus diawasi, diancam serta diarahkan agar dapat bekerja sesuai dengan yang diinginkan perusahaan. 

-     Teori Y 

Teori ini memiliki anggapan bahwa kerja adalah kodrat manusia seperti halnya kegiatan sehari-hari lainnya. Pekerja tidak perlu terlalu diawasi dan diancam secara ketat karena mereka memiliki pengendalian serta pengerahan diri untuk bekerja sesuai tujuan perusahaan. Pekerja memiliki kemampuan kreativitas, imajinasi, kepandaian serta memahami tanggung jawab dan prestasi atas pencapaian tujuan kerja. pekerja juga tidak harus mengerahkan segala potensi diri yang dimiliki dalam bekerja. 

b.    Teori sistem 4 (Rensis Likert) 

Salah satu teori komunikasi yang mengkaji hubungan antar manusia melalui hasil dari produksinya dilihat dari kacamata manajemen.

-   Sistem Pertama: Sistem yang penuh tekanan dan otoriter dimana segala sesuatu diperintahkan dengan tangan besi dan tidak memerlukan umpan balik. Atasan tidak memiliki kepercayaan terhadap bawahan dan bawahan tidak memiliki kewenangan untuk mendiskusikan pekerjaannya dengan atasan. Akibat dari konsep ini adalah ketakutan, ancaman dan hukuman jika tidak selesai. Proses komunikasi lebih banyak dari atas kebawah. 

-  Sistem Kedua: Sistem yang lebih lunak dan otoriter dimana manajer lebih sensitif terhadap kebutuhan karyawan. Manajemen berkenan untuk percaya pada bawahan dalam hubungan atasan dan bawahan, keputusan ada di atas namun ada kesempatan bagi bawahan untuk turut memberikan masukan atas keputusan itu. 

-  Sistem Ketiga: Sistem konsultatif dimana pimpinan mencari masukan dari karyawan. Disini karyawan bebas berhubungan dan berdiskusi dengan atasan dan interaksi antara pimpinan dan karyawan nyata. Keputusan di tangan atasan, namun karyawan memiliki andil dalam keputusan tersebut. 

-  Sistem Keempat: Sistem partisipan dimana pekerja berpartisipasi aktif dalam membuat keputusan. Disini manajemen percaya sepenuhnya pada bawahan dan mereka dapat membuat keputusan. Alur informasi keatas, kebawah, dan menyilang. Komunikasi kebawah pada umumnya diterima, jika tidak dapat dipastikan dan diperbolehkan ada diskusi antara karyawan dan manajer. Interaksi dalam sistem terbangun, komunikasi keatas umumnya akurat dan manajer menanggapi umpan balik dengan tulus. Motivasi kerja dikembangkan dengan partisipasi yang kuat dalam pengambilan keputusan, penetapan goal setting (tujuan) dan penilaian. 

c.    Teori of leadership pattern choice (Tannenbaum & Scmidt)

Tujuh “pola kepemimpinan” yang diidentifikasi oleh Tannenbaum dan Schmidt :

1.    Para pemimpin membuat keputusan dan mengumumkan ke grup/bawahan.

2.    Pemimpin menjual keputusan.

3.    Pemimpin menyajikan ide-ide/pemikiran dan mengundang pertanyaan-pertanyaan.

4.  Pemimpin menyajikan keputusan yang bersifat sementara untuk kelompok yang kemungkinan dapat diubah.

5.    Pemimpin menyajikan masalah, meminta saran, dan membuat keputusan.

6.    Pemimpin merumuskan batas-batas, dan meminta kelompok bawahan untuk membuat keputusan.

7. Pemimpin mengizinkan bawahan melakukan fungsi-fungsinya dalam batas-batas yang telah ditentukan oleh pimpinan.

Motivasi

Pengertian Motivasi

Motivasi adalah proses yang menjelaskan intensitas, arah, dan ketekunan seorang individu untuk mencapai tujuannya. Tiga elemen utama dalam definisi ini adalah intensitas, arah, dan ketekunan.

Teori Motivasi

a.         Teori Drive Reinforcement

-     Teori drive

Secara umum , teori-teori drive mengatakan : ketika suatu keadaan dorongan internal muncul, individu di dorong untuk mengaturnya dalam perilaku yang akan mengarah ke tujuan yang mengurangi intensitas keadaan yang mendorong. Pada manusia dapat mencapai tujuan yang memadai yang mengurangi keadaan dorongan apabila dapat menyenangkan dan memuaskan.

-     Teori Pengukuhan (Reinforcement Theory)

Teori ini mempunyai dua aturan pokok: aturan pokok yang berhubungan dengan perolehan jawaban-jawaban yang benar dan aturan pokok lain yang berhubungan dengan penghilangan jawaban-jawaban yang salah. Pengukuran dapat terjadi positif (pemberian ganjaran untuk satu jawaban yang didinginkan) atau negatif (menghilangkan satu rangsang aversif jika jawaban yang didinginkan telah diberikan), tetapi organisme harus membuat antara akasi atau tindakannya dengan sebab akibat.

b.        Teori Harapan

Teori ini menyatakan bahwa intensitas kecenderungan untuk melakukan dengan cara tertentu tergantung pada intensitas harapan bahwa kinerja akan diikuti dengan hasil yang pasti dan pada daya tarik dari hasil kepada individu.

Craig C. Pinder (1948) dalam bukunya Work Motivation berpendapat bahwa ada beberapa faktor yang mempengaruhi tingkat harapan atau ekspektansi seseorang yaitu:

1.    Harga diri.

2.    Keberhasilan waktu melaksanakan tugas.

3.    Bantuan yang dicapai dari seorang supervisor dan pihak bawahan.

4.    Informasi yang diperlukan untuk melaksanakan suatu tugas

5.    Bahan-bahan baik dan peralatan baik untuk bekerja.

c.    Teori Tujuan

Teori penentuan tujuan adalah teori yang mengemukakan bahwa niat untuk mencapai tujuan merupakan sumber motivasi kerja yang utama. Artinya, tujuan memberitahu seorang karyawan apa yang harus dilakukan dan berapa banyak usaha yang harus dikeluarkan.

Edwin Locke mengemukakan bahwa dalam penetapan tujuan memiliki empat macam mekanisme motivasional yakni:

1.      tujuan-tujuan mengarahkan perhatian.

2.      tujuan-tujuan mengatur upaya.

3.      tujuan-tujuan meningkatkan persistensi.

4.      tujuan-tujuan menunjang strategi-strategi dan rencana-rencana kegiatan.

d.   Teori Hierarki Kebutuhan (Maslow)

manusia mempunyai lima tingkat atau hierarki kebutuhan, yaitu : 

1.      kebutuhan fisiologikal (physiological needs), seperti : rasa lapar, haus, istirahat dan sex.

2.   kebutuhan rasa aman (safety needs), tidak dalam arti fisik semata, akan tetapi juga mental, psikologikal dan intelektual

3.      kebutuhan akan kasih sayang (love needs)

4.  kebutuhan akan harga diri (esteem needs), yang pada umumnya tercermin dalam berbagai simbol-simbol status.

5.  aktualisasi diri (self actualization), dalam arti tersedianya kesempatan bagi seseorang untuk mengembangkan potensi yang terdapat dalam dirinya sehingga berubah menjadi kemampuan nyata.

Mengendalikan Fungsi Manajemen

Definisi Mengendalikan/controlling

Pengendalian adalah salah satu fungsi manajerial seperti perencanaan, pengorganisasian, pengarahan.

Pengendalian merupakan adalah fungsi penting karena membantu untuk memeriksa kesalahan dan mengambil tindakan korektif sehingga penyimpangan dari standar diminimalkan dan menyatakan tujuan organisasi dicapai dengan cara yang diinginkan.

Kontrol dalam manajemen berarti menetapkan standar, mengukur kinerja aktual dan mengambil tindakan korektif.

Langkah-langkah dalam kontrol

Mockler (1984) membagi pengawasan dalam 4 langkah yaitu :

1.        Menetapkan standar dan Metode Mengukur Prestasi Kerja

Standar yang dimaksud adalah criteria yang sederhana untuk prestasi kerja, yakni titik-titik yang terpilih didalam seluruh program perencanaan untuk mengukur prestasi kerja tersebut guna memberikan tanda kepada manajer tentang perkembangan yang terjadi dalam perusahaan itu tanpa perlu mengawasi setiap langkah untuk proses pelaksanaan rencana yang telah ditetapkan.

2.        Melakukan Pengukuran Prestasi Kerja

Pengukuran prestasi kerja idealnya dilaksanakan atas dasar pandangan kedepan, sehingga penyimpangan-pennyimpangan yang mungkin terjadi ari standar dapat diketahui lebih dahulu.

3.        Menetapkan Apakah Prestasi Kerja Sesuai dengan Standar

Yaitu dengan membandingkan hasil pengukuran dengan target atau standar yang telah ditetapkan. Bila prestasi sesuai dengan standar manajer akan menilai bahwa segala sesuatunya beada dalam kendali.

4.        Mengambil Tindakan Korektif

Proses pengawasan tidak lengkap bila tidak diambil tindakan untuk membetulkan penyimpangan yang terjadi. Apabila prestasi kerja diukur dalam standar, maka pembetulan penyimpangan yang terjadi dapat dipercepat, karena manajer sudah mengetahui dengan tepat, terhadap bagian mana dari pelaksanaan tugas oleh individu atau kelompok kerja, tindakan koreksi itu harus dikenakan.

Tipe Pengendalian Manajemen

1.        Pengendalian preventif (prefentive control)

Dalam tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan perumusan strategic dan perencanaan strategic yang dijabarkan dalam bentuk program-program.

2.        Pengendalian operasional (Operational control)

Dalam tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan pengawasan pelaksanaan program yang telah ditetapkan melalui alat berupa anggaran. Anggaran digunakan untuk menghubungkan perencanaan dengan pengendalian.

3.        Pengendalian kinerja

Pada tahap ini pengendalian manajemen berupa analisis evaluasi kinerja berdasarkan tolok ukur kinerja yang telah ditetapkan.

Proses Kontrol Manajemen

Proses pengendalian manajemen yang baik sebenarnya formal, namun sifat pengendalian informal masih banyak terjadi. Pengendalian manajemen formal merupakan tahap-tahap yang saling berkaitan satu sama lain, terdiri dari proses :

1.        Pemrograman (Programming)

Dalam tahap ini perusahaan menentukan program-program yang akan dilaksanakan dan memperkirakan sumber daya yang akan alokasikan untuk setiap program yang telah ditentukan.

2.        Penganggaran (Budgeting)

Pada tahap penganggaran ini program direncanakan secara terinci, dinyatakan dalam satu moneter untuk suatu periode tertentu, biasanya satu tahun. Anggaran ini berdasarkan pada kumpulan anggaran-anggaran dari pusat pertanggungjawaban.

3.        Operasi dan Akuntansi (Operating and Accounting)

Pada tahap ini dilaksanakan pencatatan mengenai berbagai sumber daya yang digunakan dan penerimaan-penerimaan yang dihasilkan. Catatan dan biaya-biaya tersebut digolongkan sesuai dengan program yang telah ditetapkan dan pusat-pusat tanggungjawabnya. Penggolongan yang sesuai program dipakai sebagai dasar untuk pemrograman di masa yang akan datang, sedangkan penggolongan yang sesuai dengan pusat tanggung jawab digunakan untuk mengukur kinerja para manajer.

4.        Laporan dan Analisis (Reporting and Analysis)

Tahap ini paling penting karena menutup suatu siklus dari proses pengendalian manajemen agar data untuk proses pertanggung jawaban akuntansi dapat dikumpulkan.

Analisis laporan manajemen antara lain dapat berupa :

-      Perlu tidaknya strategi perusahaan diperiksa kembali.

-     Perlu tidaknya dilakukan penghapusan, penambahan, atau pengubahan program di tahun yang akan datang.

-     Dari analisis penyimpangan dapat disimpulkan perlunya diadakan perubahan anggaran, apabila sudah tidak realistis.

-   Dari laporan-laporan dapat diambil kesimpulan perlu adanya perbaikan-perbaikan untuk masalah yang tidak dapat diantisipasi.

Link:

http://savinamaharanivajni.blogspot.com/2013/09/komunikasi-dan-leadership.html

http://savinamaharanivajni.blogspot.com/2013/11/motivasi-tulisan-2.html

http://savinamaharanivajni.blogspot.com/2013/11/mengendalikan-fungsi-manajemen-tulisan-3.html